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关于做好2019年度文件材料归档工作的通知
文章作者:
发布时间: 2020-04-13
责任编辑: 汪旭

各二级学院、各部门:

根据《金沙澳门官网档案管理办法(修订)》(校政〔2019〕60号),现就做好2019年文件材料归档工作通知如下:

一、归档范围

2019年1月1日至12月31日,学校在党务和行政管理以及教学、科研、基建、资产与设备、出版、外事、财会等各项管理和实践活动中形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的文件材料。

(一)党政类:主要包括党政管理部门以及群团系统所产生的文件材料。重点是本校形成的文件材料,特别是全局性、综合性文件材料;其次是上级和其他单位来文、来电等。

(二)教学类:主要包括教学管理、教学实践和教学研究等活动形成的文件材料。

(三)科研类:主要包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用、知识产权等方面的文件材料。

(四)基建类:主要包括综合管理文件,建设项目文件(按单项工程整理)。建设项目文件包括立项文件,招标投标、合同协议文件,勘察、设计文件,征地、拆迁、移民文件,项目管理文件,施工文件,监理文件,竣工验收文件等。

(五)仪器设备类:主要包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等文件材料。

(六)出版物类:主要包括综合管理、校报、学报、书稿、音像等文件材料。

(七)外事类:主要包括综合管理、出国(境)、来校、任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生等文件材料。

(八)财会类:主要包括综合管理、会计报表、会计帐簿、会计凭证、工资清册等文件材料。

(九)声像载体类:重点是本校各项活动中直接形成的声像载体材料,尤其是声像载体材料的原件。包括照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等。

(十)实物类:主要包括获奖证书、奖状、奖牌(匾、章、杯、旗)、书画、题词、礼品、纪念品、印章等。

具体类目条款,请参照《金沙澳门官网各类档案归档范围和保管期限表》执行(详见校办公室网页“档案管理”栏目“学校档案工作规范”)。

二、归档要求

(一)各单位分管档案工作负责人要加强领导,兼职档案员要切实履行职责,认真对照《金沙澳门官网各类档案归档范围和保管期限表》,做好本单位文件材料收集、整理与归档工作,确保完整、准确。任何单位和个人不得将应归档文件材料据为已有或拒不归档。

(二)校党委、行政文件材料由校办公室收集归档;各单位文件材料由本单位收集归档;文件材料涉及多个部门的,由主办部门负责归档,相关部门协助提供材料。

(三)归档文件材料应齐全完整;纸质文件材料应为原件;上级来文与文件处理单并存;本校文件与文件签发单、定稿并存;正文与附件并存。未经办公自动化系统传送的文件材料,底稿应保存原始手改稿,重要材料应保存历次手改稿。请示类文件材料如已答复,须提供相关批复材料。报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的,以册(本)为单位移交。

(四)实行纸质文件、电子文件双套归档制。无电子文件的纸质文件归档,有电子文件的与纸质文件同时归档。学校各项活动中形成的有保存价值的原生电子文件也需要脱机归档。

(五)本校形成的文件材料用纸应规范,书写、打印、用印等应用耐久材料;字迹、印信等应清晰、完整;责任者和成文时间应标明。

(六)声像材料归档时应附有文字说明,并注明责任者、形成时间、内容等,归档的声像材料应图像清晰、音质良好。照片以JPG、TIF等格式归档,音频以WAV、MP3等格式归档,视频以MPG、MP4、FLV、AVI等格式归档。

三、归档程序

(一)归档验收:文件材料移交时,交接双方须当面清点核对,档案馆按档案管理要求进行检查验收,不符合要求的退回归档部门,合格后方可办理移交手续。

(二)移交手续:各归档单位兼职档案员负责向档案馆移交本单位的文件材料。移交时,须填写“金沙澳门官网档案移交(交接)登记表”(可从校办公室网页“资料下载”栏目下载),并一式两份,双方签字盖章后各留一份备查。

(三)移交地点及联系电话:

校档案馆(会峰校区行政楼六楼601室)3511015,15955501889;邮箱:1142699073@qq.com

四、归档时间

全校归档时间安排在4月20日至619日,各单位具体归档时间安排如下:

4月20日-30日

办公室、纪委办公室、组织部、机关党委、宣传部、统战部、工会、团委、离退休工作处

5月6日-14日

审计处、人事处、发展规划处、教务处

5月15日-26日

科技处、学生处、财务处、国际交流与合作处

5月27日-6月5日

后勤管理与基建处、资产与设备处、安全保卫处

6月8日-15日

图书馆、继续教育学院、信息化建设与管理中心、科技服务与成果转化中心

6月16日-19日

各二级学院

校办公室(档案馆)

2020年4月13日

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